Slik varsler du om kritikkverdige forhold i Delta

1. Hvem gjelder varslingsrutinene for?

Rutinene gjelder for varsler fra Deltas medlemmer, tillitsvalgte og andre som er gjort kjent med eller utsatt for kritikkverdige forhold fra medlemmer eller tillitsvalgte i Delta eller medlemmer, tillitsvalgte og ansatte i medlemsorganisasjoner (MOer), selvstendige organisasjoner (SOer) og yrkesorganisasjoner (YOer) i Delta.

Varslingsrutinene gjelder på alle nivåer i Delta, MOer, SOer og YOer i Delta. Delta har egne varslingsregler for ansatte i Delta.

2. Formålet med varslingsrutinene

Det er ønskelig med en trygg varslingskultur i Delta selv om arbeidsmiljøloven kapittel 2A ikke automatisk kommer til anvendelse i tillitsvalgtapparatet. Dermed er denne rutinens formål å:

• tydeliggjøre at det er ønskelig at medlemmer, tillitsvalgte og andre varsler om kritikkverdige forhold i Delta og dets MOer, SOer og YOer,
• bidra til å avdekke og stanse kritikkverdige forhold,
• klargjøre saksgang, rettigheter og plikter overfor varsleren og ovenfor den/de det varsles om.

3. Konfidensiell varsling

Alle henvendelser om kritikkverdige forhold skal behandles konfidensielt. Enhver som har befatning med et varsel plikter å behandle opplysningene som blir kjent for vedkommende i anledning varselet konfidensielt.

Varslers identitet skal ikke gjøres kjent for påvarslede eller andre, med mindre det er nødvendig forsakens opplysning. Varsler skal tas med på råd før dette skjer.

4. Hva kan det varsles om?

Det kan varsles om kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med lov, vedtekter, internt regelverk eller gjeldende etiske retningslinjer.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

• fare for liv eller helse
• fare for klima eller miljø
• mulige straffbare forhold
• økonomisk mislighold
• maktmisbruk
• diskriminering
• mobbing og trakassering
• brudd på taushetsplikt

5.  Fremgangsmåten ved varsling

5.1.  Forsvarlig varsling

Det skal foreligge saklig og tilstrekkelig grunnlag for varsling.

5.2.  Hvordan skal det varsles?

Varsling bør skje skriftlig.

Av varselet skal det fremgå:

• hva det mulig kritikkverdige forholdet består i
• tid, sted og eventuelt hvem som skal ha utført mulig kritikkverdig forhold

Dersom det kritikkverdige forholdet har rammet en eller flere bestemte personer bør det også fremgå hvem som er rammet.

Det er normalt en forutsetning at varslers identitet er kjent for at Delta skal kunne behandle forholdet.

5.3.  Hvem skal det varsles til?

Det skal varsles til administrasjonsdirektør eller forbundsleder.

Gjelder varselet administrasjonsdirektøren, rettes varselet til forbundsleder. Tilsvarende varsles det til administrasjonsdirektøren dersom varselet gjelder forbundsleder. Det varsles til administrasjonsdirektør dersom varselet gjelder hovedstyret som organ.

6. Saksbehandling av varsel

6.1  Innledende undersøkelser

Ved mottak av melding om mulig kritikkverdig forhold skal administrasjonsdirektøren og / eller forbundslederen, om nødvendig, straks sørge for innledende avklaring av om meldingen skal behandles som en varsling. Dersom meldingen helt eller delvis ikke kvalifiserer som varsling eller varselet helt eller delvis fremstår grunnløst, skal den som tok kontakt underrettes og hele eller deler av saken avsluttes.

Underretning til den påvarslede kan vurderes unnlatt dersom saken avsluttes uten videre undersøkelser, eventuelt etter kun utdypende samtale med den som har tatt kontakt om mulig kritikkverdig forhold.

6.2 Oppnevning av utvalg

Dersom varselet kvalifiserer som varsling og ikke er grunnløst, skal det oppnevnes et utvalg bestående av tre personer, hvorav to fra hovedstyret og en fra administrasjonen. Utvalgets leder skal være fra hovedstyret. Utvalget skal bestå av personer som i minst mulig grad er personlig tilknyttet noen som er part eller berørt av sakens innhold. Utvalgsmedlemmene vil også være inhabile dersom det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til medlemmets upartiskhet. Utvalget og dets medlemmer har ansvar for å vurdere egen habilitet.

Forbundsleder og administrasjonsdirektør forestår oppnevningen. De kan også fastsette en frist for utvalgets behandling av saken. Fristen skal balansere kravet om forsvarlig saksbehandling med hensynet til de involverte partene.

Varsel mot hovedstyret som organ skal videresendes Deltas kontrollutvalg for oppfølging.

6.3 Utvalgets saksbehandling

Utvalget skal sikre forsvarlig saksbehandling som ivaretar både varsler og påvarslede.

Utvalget skal vurdere innholdet i varselet og ta stilling til hvordan saken bør behandles videre. Påvarslede skal gjøres kjent med anført kritikkverdig forhold. Vedkommende skal ha mulighet til kontradiksjon. Det skal gis rimelig tid og anledning til å forberede seg.

Partene har adgang til å la seg bistå i saken. Delta dekker ikke advokatbistand eller annen bistand for noen av partene.

Dersom informasjon skal innhentes fra vitner, skal vitnene i så liten grad som mulig innføres i sakens faktum. De skal få den informasjon som er nødvendig for å kunne opplyse saken.

Det skal som hovedregel føres referat fra møter og samtaler med varsler, påvarslede og vitner. Varselet skal behandles så raskt som mulig, og innen fristen dersom utvalget har fått en frist, men ikke på bekostning av forsvarlig saksbehandling. Varsler og påvarslede skal holdes orientert om saksgangen.

6.4 Utvalgets vurdering

Utvalget skal ved avsluttet saksbehandling avgi en skriftlig vurdering av om det er funnet kritikkverdig forhold.

Utvalgets medlemmer skal vurdere saken på selvstendig grunnlag og eventuelle dissenser skal fremgå.

Dersom utvalget har vurdert at det foreligger kritikkverdig forhold, skal saken bekjentgjøres for Hovedstyret.

7. Hovedstyrets sanksjoner

Dersom utvalget har vurdert at det foreligger kritikkverdig forhold, kan Hovedstyret velge følgende sanksjoner, der et alternativ ikke utelukker et annet:

7.1 Gi advarsel

En advarsel bør inneholde:

• en beskrivelse av de forholdene advarselen bygger på
• konsekvensene dersom forholdene det er gitt advarsel for gjentar seg

7.2 Beslutte oppfølging

Dersom sakens faktum tilsier oppfølging av en eller flere av de involverte, kan Hovedstyret beslutte at saken skal følges opp og på hvilken måte.

7.3 Vurdere, samt eventuelt vedta, utelukkelse fra medlemskap

Enkeltmedlemmer som har handlet mot Deltas vedtekter, lovlig fattede vedtak, eller som på annen måte har skadet Delta, kan Hovedstyret vedta utelukket fra medlemskap i henhold Deltas vedtekter § 16.

7.4 Vurdere, samt eventuelt vedta, suspensjon fra verv i Delta

Tillitsvalgte som har handlet mot Deltas vedtekter, eller vedtak og retningslinjer gitt av Deltas hovedstyre, eller som på annen måte motarbeider Deltas interesser eller åpenbart ikke er i stand til å skjøtte sitt verv, kan Hovedstyret vedta suspendert fra verv på arbeidsplassene og i alle ledd i organisasjonen for en bestemt tid i henhold til Deltas vedtekter § 17.

7.5 Vurdere, samt eventuelt foreta, anmeldelse

Dersom vurderingen tilsier at det foreligger/muligens foreligger straffbare forhold, kan Hovedstyret vurdere, samt foreta, anmeldelse.

8. Anke- / klageadgang

Varslingsutvalgets vurdering er endelig og kan ikke påklages av partene eller andre.

Partene kan heller ikke påklage eller anke Hovedstyrets beslutning om sanksjoner, med mindre hovedstyret har besluttet utelukkelse fra Delta. Beslutning om utelukkelse kan ankes av medlemmet til representantskapet med hjemmel i vedtektene § 16.

9. Varsel skal ikke gjengjeldes

Det skal ikke reageres mot varsler med trakassering, utstøtning, fratakelse av oppgaver, eksklusjon, suspensjon eller andre negative konsekvenser.

Hvis varselet fremstår klart trakasserende, eller på annen måte er fremmet for å skade påvarslede, kan sanksjoner som nevnt i dette varselet vurderes ovenfor varsler.

En varsler som opplever gjengjeldelse bør straks varsle forbundsleder eller administrasjonsdirektør.

10. Ansvar for varslingsrutinen

Hovedstyret vedtar varslingsrutinen og endringer i denne.

Administrasjonen har det overordnede ansvar for at varslingsrutinen til enhver tid er oppdatert.

Administrasjonen har ansvaret for å gjøre varslingsrutinen tilgjengelig for medlemmer og tillitsvalgte.

11. Oppbevaring av personopplysninger

Delta lagrer innsamlede personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. I beskyttelses-/klageformål kan Delta også oppbevare personopplysningene i en periode etter avsluttet sak. Når personopplysningene ikke lenger er nødvendige vil de bli slettet.

Varslingssakene vil deretter bli behandlet i anonymisert form for statistiske formål.

Det kan leses om Deltas generelle behandling av personopplysninger på https://delta.no/personvern.

Varslingsrutinen er sist endret i Hovedstyret 13. juni 2023.