Vernepleiere om avvikshåndtering - du må våge å si i fra

Denne artikkelen er skrevet for fagtidsskriftet Vernepleieren i Delta. 

-->> Gå til den digitale utgaven av bladet

Oppfordringen til vernepleiere er klar: Våg å si ifra om du har gjort en feil. Det bidrar til bedre tjenester. Sandefjord kommunes kvalitetsteam deler erfaringer etter innføringen av et nytt opplegg for avvikshåndtering i 2022.

Å våge å si ifra når du har gjort en feil er ikke lett.  En god meldekultur, åpenhet og læring av feil er nødvendig for å bedre kvaliteten på tjenestene. Sandefjord kommune har valgt å satse systematisk på avvikshåndtering. 

Sandefjord kommunes kvalitetsteam deler erfaringer etter innføringen av et nytt opplegg for avvikshåndtering i 2022.

Å sørge for at det faktisk nytter å melde avvik har vært et viktig utgangspunkt når Sandefjord har tatt tak i hvordan avvik håndteres i tjenestene. 

Vernepleierne Elisabeth Lohne Edvardsen (prosjektleder) og Kjetil Klepaker (prosjektmedarbeider) utgjør kvalitetsteamet i Seksjon bolig, aktivitet og avlastning (BOA) i Sandefjord kommune. 

- Beskriv kort hvordan dere jobber med avviksrapportering i Sandefjord?

- I Sandefjord kommune er det et økt fokus på avvik, også høyere opp i organisasjonen. Eksempelvis rapporterer hver seksjonsleder minimum månedlig avviksstatistikk til sin kommunalsjef, og hver kommunalsjef rapporterer avviksstatistikk til kommunedirektøren.

- Avvikssystemet gjør det mulig at flere enn avviksbehandler kan få innsyn eller bli involvert. Blant annet har hovedverneombudet lesetilgang til alle avvik som er meldt som HMS-avvik. I tillegg har hver avviksbehandler mulighet for å gi oppdrag i avvikssystemet, ved behandlingen av avviket. Oppdrag som å iverksette nye rutiner, gi påminnelser eller andre tiltak.

- På seksjonsnivå i BOA har vi et stort fokus på flere og tydeligere seksjonsovergripende retningslinjer og rutiner. Det er først når ansatte får en beskrivelse av hvordan de enkelte oppgaver skal løses at man får et referansepunkt. Da er det også enklere å identifisere når avvik skjer.  Samtidig er avvik en god indikator på behov for tiltak (som rutiner eller retningslinjer) for å forebygge lignende feil i fremtiden. Vi arbeider for å skape en kultur hvor avvik meldes, og ser at antallet avvik er økende. Vi antar at flere avvik meldes nå (tidligere mørketall), ikke at det skjer flere feil enn tidligere. 

- Har dere målt før og etter innføring av nytt system? Eller på andre måter kunnet rapportere på hva som funker med nye måter å jobbe på?

- Vi har hatt det samme systemet å melde avvik i, men den økte oppmerksomheten har trolig bidratt til å øke antall avvik som blir meldt. Vi opplever dette som positivt, med en forståelse av at det ikke skjer flere avvik, men heller at mørketallene går ned, samtidig som referansepunktene går opp. Vi tror fortsatt at det er store mørketall. Derfor kommer vi til å fortsette med å rette oppmerksomheten på å melde og å behandle avvik. Først når mørketallene er avdekket, og hendelsene er registrert som avvik, vil det være mulig å ha som mål å aktivt redusere antallet. 

- Hvordan jobber dere med kulturen knyttet til rapportering?

- Fagteamet skal ha felles opplæring på ledermøtet om hvordan avvik skal behandles (se tabellen). Fagteamet bistår lederne fortløpende ved henvendelser og veiledning. Det å løfte avviksføring og benytte dialog i ledermøtene vil styrke og bidra til en god avvikskultur. Det vil arbeides aktivt ovenfor ledergruppen med kvalitetsarbeid i årene fremover. Avvik er både et viktig tiltak og en måleindikator. 

- Er dere inspirert av andre, eller har dere kommet på dette selv?

- Organiseringen av fagteam, herunder kvalitetsteamet, er inspirert av Sandnes kommune. Seksjonen har hatt tett kontakt med Sandnes med tanke på implementering av PAS. Det er uvisst hvor mange kommuner som har en lignende organisering, og da i hvilken grad dette er en unik modell. Det er ikke kjent at andre kommuner har prosjektorganisert kvalitetsarbeidet slik Sandefjord kommune har. 

- Dere er en PAS-kommune, i likhet med Drammen. Blir det mindre avvik med PAS?

- PAS kan bidra med mye, men ikke alt. Menneskelig svikt kan forekomme uavhengig av fag- og verdigrunnlag, men et overordnet mål med PAS er økt livskvalitet. Det handler om å ha gode liv i tråd med egne verdier og ønsker.

- Utfordrende atferd må anses som kommunikasjon og en uttrykksform. Dersom tjenestemottakeren opplever å få utrykt sine ønsker og behov, ha gode opplevelser sammen med mennesker vedkommende liker å være sammen med, på steder hen liker å være, så reduseres motivet for å fremvise utfordrende atferd. Når vi i tillegg arbeider systematisk med rutiner og prosedyrer, for blant annet å bedre sikre helseoppfølgingen til tjenestemottakerne, så utgjør det en totalitet. Så i den sammenhengen mener vi at PAS på sikt vil kunne redusere slike typer avvik. 

- Det er beregnet en grunnlinje over antall meldte avvik fordelt på kategorier før oppstart av implementeringen av PAS i seksjonen. Denne grunnlinjen vil sammenlignes når PAS er implementert, da kan vi gi et svar på om PAS fører til færre avvik.